Nalog za službeno potovanje

Potni nalog se izda, za namen službene poti, pred odhodom na pot, v pisni obliki, podpiše pa ga direktor oziroma pooblaščena oseba.  Izjemoma se lahko v nujnih primerih odredi službeno potovanje tudi ustno ali po telefonu.

V takem primeru se pisni nalog izda najkasneje v dveh dneh po odhodu upravičenca na službeno pot. Pomembno je, da so potni nalogi izpolnjeni pravilno saj lahko davčni inšpektorji hitro ugotovijo nepravilnosti, ki podjetje praviloma drago stanejo. Zato je pomembno, da se potne naloge skrbno načrtuje in da smo pri tem natančni.

Pomembni podatki za pripravo potnega naloga

Med pomembnejšimi vsebinami potnega naloga je podatek o namenu potovanja. To je lahko obisk poslovnega partnerja, sejma, prireditve, ipd. Davčni inšpektorji se praviloma ne zadovoljijo z navedbo zgolj 'poslovna pot', pač pa zahtevajo popolnejši zapis (kot npr. poslovni sestanek - obisk računovodskega servisa Vizi d.o.o. in podpis pogodbe o sodelovanju).

Na potnem nalogu je potrebno navesti naslednje podatke:

  • podatki o podjetju,
  • podatki o zaposlenemu, ki opravlja službeno pot (ime, priimek, naslov, delovno mesto, ki ga opravlja),
  • datum potovanja z uro pričetka potovanja,
  • podatki o sami poti; na kakšen način se bo izvedla, kam bo zaposleni odšel in koliko časa bo pot trajala,
  • na nalogu za službeno potovanje mora biti  jasno odobrena uporaba prevoznih sredstev (osebni ali službeni avtomobil, letalo, avtobus ...),
  • jasno mora biti naveden plačnik potnih stroškov,
  • končni obračuni dnevnic in stroškov,
  • pozornost je potrebno nameniti tudi zaporednim številkam nalogov, datum izdaje, manjkati ne smejo podpisi.

Če se povračilo potnih stroškov nanaša na več voženj v enem dnevu, se jih združi v en potni nalog. Na en potni nalog se ne sme združevati poti večih dni.

Shranjujte račune, parkirne listke, ipd.

Pri obračunu potnega naloga boste morali predložiti prejete račune, ki se nanašajo na opravljeno službeno pot (cestninski listki, računi za tunelske pristojbine in mostnine, vstopnice za sejme, računi za nočitve, računi za parkirnine, računi za taksiste in podobno). Te priloge predstavljajo tudi verodostojno dokumentacijo za pripoznanje nastalih stroškov

Pregled službenih poti

Jasno spremljanje službenih poti in vodenje evidenc potnih nalogov je pomembno tudi za poslovanje podjetja. Omogoča namreč pregled nad vsemi službenimi potmi, ki so nastale v določenem obdobju ter nad nastalimi stroški. Tako lahko podjetje predvidi morebitne varčevalne ukrepe ali optimizacijo poslovanja. Hkrati je dokumentacija potnih nalogov ključna tudi v primeru morebitnih nesreč.
Službene poti je tako potrebno evidentirati redno, odgovorno in natančno.